就活における電話のメモの取り方のコツと、僕の失敗談について

こんばんは。まさてぃんです。

就職活動をしていると、
企業や求人サイトの人から
突然電話がかかってくる事が増えてきます。

その際に欠かせないのがメモを取る事なのですが、
メモの取り方のコツを理解していない場合、
最悪の場合、内容を失念して
後から面倒なことにもなりかねません。

そこでこの記事では、
就活における電話のメモの取り方のコツを
実際の僕の失敗談を交えてご紹介します。

就活における電話のメモの取り方のコツについて

就活における電話のメモの取り方のコツとして
何よりまず覚えておかなければいけないのは、

「相手の話をしっかり聞くという意識を持つ」

これです。

就職活動をしていると、何の前触れも無く、
企業の人事や求人サイトの担当者などから
突然、電話がかかってくる事も珍しくありません。

「あっ電話がかかってきた…ドキドキ」
なんて思って、緊張してしまい、
思うような電話対応が出来なかったという事は
恥ずかしながら、僕も今でもよくあります（涙）

しかし、突然の電話でもまずは冷静に。

深呼吸などをして、まずは落ち着いて、
相手の話をしっかり聞くという意識を持って
電話に出るようにして下さい。

その際、先程まで考えていた事があっても、
それらはひとまず脇に置いて、
まずは電話対応に集中しましょう。

気持ちを落ち着けて、電話を取り、
相手の話をしっかり聞くという意識を持つこと。

こうした状態ならメモを取る事も
キチンと、正確に出来る様になりますし、
逆にこうした状態でなければ、
大切な事が抜け落ちるなんて事も
しばしば起こってくるかと思います。

ここまでが大前提。

そして、実際にメモを取る際には、
パソコンよりも紙とペンを使った方がいいです。

パソコンでメモを取ると、つい、
「全消去」のショートカットキーを使って
せっかく書いた面接の日時を消してしまうという
非常によろしくない事態に陥る可能性があります。

なので、手許に紙とペンがない場合は、
先方に以下のことを伝えるようにしましょう。

「メモを取るための紙とペンを用意したいので、
少々お待ち頂けますか」

この一言を伝えれば、気持ちも落ち着きますし、
「この人はこちらの話を聞いてくれる人なんだ」
というイメージを、先方に与える効果もあります。

そして、実際にメモを取る段階の話に移りますが、
メモを取る際の字はザツ、汚くてもOKです。

別に誰かに見せるものじゃないですからね。

実は、僕には「悪筆」という欠点があって、
これについて色々悩んでいる面もあるのですが、
少なくとも就活におけるメモでは、
この欠点がネックになる事はありません。

字が汚くても、メモを取る際は大丈夫です。

ただし、電話が終わり次第メモを再度確認して、
どのような内容のメモを取ったのか、
面接の日時はいつだったのか等の重要事項は
必ず、再度確認するようにして下さい。

自分の字が汚くて、読みにくい部分があれば、
その部分に何かしらの補足を入れるといいでしょう。

そして、相手の声が聞き取れない等の理由で、
思うようにメモが取れなかった部分があれば、
遠慮せず、以下のように言いましょう。

「すいません。先程の～が聞き取りにくかったので、
もう一度仰って頂けないでしょうか」

このような事を言って、相手に不快感を
持たれないかと心配するかもしれませんが、
これ位の事を気にする人なんてまず居ないですし、
何より、重要事項を聞き取らなかった事によって
もたらされるリスクや損失の比べると、
１度や２度の確認なんてホント小さな事です。

これ位のことで不快感を示す企業や求人サイトは
こちらから願い下げという気持ちで大丈夫です。

そして、面接や面談の日時が決まり、
話す事が殆どない段階になったら、
最後にもう一度、面接などの日時を
先方へ再確認するようにしましょう。

「～日の○○時に伺います。宜しくお願い致します」

例えば、この一言を伝えることによって、
仮にあなたが伝えた日時が異なっていた場合、
先方が指摘してくれる可能性がありますし、

少なくともこの言葉が言えないようであれば、
もう一度、相手にその日時が正しいのかを
確認のために尋ねた方がいいでしょう。

本来は１２日の１４時からが面接だったのに、
１日間違えて、１３日の１４時に
その企業のオフィスを訪問してしまった…

こうした最悪の事態に陥らないよう、
万全の準備をしておいて下さい。

繰り返しになりますが、
話が終わり電話を切る前に、
もし何か失念したことがあれば、
必ず先方に確認を取って下さい。

「～は○○で大丈夫でしょうか。
確認のためもう一度伺いたいのですが…」

この一言を添えれば、大丈夫です。

今までの内容をまとめてみましょう。

・相手の話をしっかり聞くという意識を持つ
・メモはPCではなく、紙とペンを使って取る
・メモを取る際の字は雑でもOK
・電話を切った後に、取ったメモの内容は再確認する
・相手の声が聞き取りにくかったら、遠慮せず確認する
・面接の日時は、もう一度先方へ再確認する
・その他、失念した事も必ず再確認する

この７点が、就職活動における電話の
メモを取るコツです。

まあ…ここまでガチガチに意識する必要は
人によっては無いのかもしれませんが、

少なくとも、僕みたいに神経質な方は
ここに書かれた事は、
予め意識しておいた方がいいと思います！

就活における電話のメモを取る際の、失敗談

ここでせっかくですので、
就活における電話のメモを取る際の
僕の失敗談をご紹介します（苦笑）

それは、とある求人サービスの
キャリアコンサルタントの方から
突然、電話がかかってきた時のことでした。

その求人サービスには２日前に
会員登録したばかりだったので、
「そのうち電話がかかってくるんだろうな」
とは思っていたのですが、

いざ電話がかかってくると、
突然、緊張。

しかも丁度パソコンを触っていたばかりか、
周りを見渡しても、
近くに紙とペンがなかったので、
メモを取る用意も満足にできず。

緊張していたので、
「メモを取りたいので
ちょっと待って頂けませんか」
という言葉も思い付きませんでした・・・

その後、キャリアコンサルタントの方と
電話越しに話して、
パソコンのメモ帳に、面談の日時や
その際に持ってくるものを
書き込むのですが…

緊張していたので、
部分部分で取り忘れがあるばかりか、
相手の話をしっかり聞く余裕がなく、
メモした内容が、本当に正しいのか？と
思ってしまう状態に。

そして更に、通話を終えた後、
電話の内容を記入しておいたメモ帳の内容を
保存せずに、削除してしまうことに・・・

こうして僕は、面談の日時や場所、
その際に持ってくるものの内容が
完全に分からない状態になってしまったのです…

もうホント最悪ですね（苦笑）

「あー、この失敗わかるわー」という方もいると思うし、
「いやいや、これはないでしょう」という方も
少なからずいると思いますw

こうしたメモを取る際の失敗って、誰もが一度は
経験するもんなんでしょうかね(´・ω・｀)

まあ、その後で先方から確認メールが来て、
そこに日時や場所、持参するものなどの詳細は
全て書かれていたので、
結果的には特に何事もなかったのですが…

こうした失敗は、社会人になってからでは
本当に致命的なミスに繋がりかねないと思いますし、
就活中においても、先方次第では
それだけで不採用に繋がりかねないことも。

ですので、今のうちに、
電話におけるメモの取り方をきちんと
マスターしておきましょう！

以上、就職活動における
電話のメモの取り方のコツと、
僕の失敗談についてのお話でした。